Auch die Hierarchie der technischen Plätze und Equipments sollte sich im Aufbau der Anlagen- und Equipmentakten wiederspiegeln.
Weitere wichtige Punkte:
• einfache und intuitive Bedienbarkeit
• Performance
• Sicherheit

Die Abbildung der Anlagenakten mit SAP Easy – DMS ermöglicht dem Mitarbeiter das Arbeiten in seiner gewohnten Explorer – Umgebung.
Beim automatischen Anlegen der Akten wird die AKZ – Struktur in SAP ausgelesen und für den Aufbau der Anlagenakten genutzt. Außerdem wird die Anlagenakte mit dem jeweiligen technischen Platz bzw. Equipment verknüpft. Damit ist eine strukturierte Navigation und Suche der jeweiligen Akteninhalte sichergestellt.
Der sichere Zugriff auf die Dokumente durch ausschließlich berechtigte Mitarbeiter wurde über die PLM 7.0 Funktion der Zugriffskontrollkontexte (SAP ACC) realisiert.
Vorteile mit SAP EAsy DMS
• Bessere Visualisierung der Strukturen durch hierarchische Darstellung
• Verringerte Suchzeiten durch einheitliche Strukturen
• Erhöhte Anwenderakzeptanz durch intuitive Bedienung
• Schutz des geistigen Eigentums durch sicheren Zugriff auf die Dokumente
• Qualitätssteigerung durch Fehlervermeidung
• Schnelle Prozesse durch sehr gute Perfomance

Neben den Standardfunktionen in SAP Easy DMS wurde eine Reihe weitergehender Funktionen implementiert.
• Automatisierte Anlage von Akten mit Template
• Upload komplexer Ordnerstrukturen
• Automatisierte Anpassung der Ordnerstrukturen bei Änderung der AKZ – Strukturen
• Automatisierte Anpassung der Ordnerstrukturen bei Ein-bzw. Ausbau von Equipments
• Möglichkeit der Verknüpfung zu anderen SAP Objekten (Bestellung, Projekten etc.)
• Automatisierte Erstellung eine neuen Dokumentenversion
• Festlegung der Bearbeitungsmöglichkeiten über eigenes Customizing
• Etc…..

Die Kunden sind sehr zufrieden mit der Lösung, da alle Anforderungen abgedeckt wurden. Besonders das optimierte Anlagenmanagement , die technische Compliance, die Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Anlagenakten und die erhöhte Anwenderakzeptanz.