Kennzahlen werden in zahlreichen Unternehmen zur Standortbestimmung genutzt. Mit ihnen wird die eigene Leistungsfähigkeit mess- und bewertbar – im Vergleich mit Wettbewerbern, aber auch in der Betrachtung im Zeitablauf über mehrere Perioden. Kennzahlen werden betriebsintern genutzt, demonstrieren aber auch die Unternehmensfitness bei Kapitalgebern. Die vom VDMA ermittelten Kennzahlen tragen damit für die Mitgliedsunternehmen deutlich zur Transparenz bei und sind auf diese Weise ein wichtiges Hilfsmittel zur Steuerung der Betriebe.
Bislang wurden viele Umfragen noch mit schriftlichen Fragebogen durchgeführt. Da sich viele Kennzahlen aus den Daten ableiten lassen, die in ERP-Systemen erfasst und gesammelt werden, lag der Wunsch nahe, die Kennzahlen direkt aus den ERP-Systemen gewinnen zu wollen. Die Steeb Anwendungssysteme GmbH, ein führendes SAP-Systemhaus für den Mittelstand, hat mit dem Pilotkunden Michael Weinig AG die erste Lösung entwickelt, mit der sich VDMA-Kennzahlen komfortabel aus SAP ERP aufbereiten lassen. Das Kennzahlencockpit für VDMA-Mitglieder ist bereits verfügbar und wird von Steeb für 9.800 EUR angeboten. Darin enthalten ist ein Beratungstag für Installation, Einweisung und Schulung. Wir sprachen mit Volker Schnittler, Referent in der Abteilung Informatik beim VDMA Frankfurt und Alexander Walter, Chief Information Officer der Michael Weinig AG, Tauberbischofsheim.
?? Herr Schnittler, Sie haben das Kennzahlencockpit für VDMA-Mitglieder mit initiiert. Was war der Ausgangspunkt für das Projekt?
Schnittler: Benchmarking durch Umfragen sind ein Kernstück der Leistungen, welche der VDMA seinen Mitgliedern bietet. Zur CeBIT 2008 traten wir gemeinsam mit der Weinig AG an Steeb heran mit dem Wunsch, die VDMA-Mitglieder bei der Erstellung der regelmäßig vom Verband durchgeführten Umfragen zu unterstützen. Zahlreiche Mitglieder nutzen schon heute SAP und viele der abgefragten Fakten sind im SAP-System bereits vorhanden. Daher lag es nahe, diese Daten direkt aus dem System abzurufen und nicht mehr „mit der Hand am Arm“ zusammenzutragen. Wir haben es begrüßt, dass Steeb sich als langjähriges VDMA-Mitglied bereit erklärt hat, hierfür eine Lösung zu schaffen.
?? Können Sie bitte erläutern, wie der VDMA seine Umfragen strukturiert hat?
Schnittler: Gerne. Der VDMA empfiehlt seinen über 3.000 Mitgliedern seit vielen Jahrzehnten bei der Unternehmensführung intensiv mit Kennzahlen zu arbeiten. Daher gibt es innerhalb des Verbandes ein durchgeplantes System von Mitgliederbefragungen zu den unterschiedlichsten Bereichen wie Kosten, Personal, Vertrieb, IT etc. Natürlich kann man einen Betrieb mit 50 Beschäftigten nicht mit einem Konzern mit 5.000 Mitarbeitern vergleichen, daher haben wir Größenklassen gebildet. Dasselbe gilt natürlich auch für die Fertigungstypologie. Es ist ein Unterschied, ob es sich um Kleinserienfertiger, Variantenfertiger oder Einzelfertiger handelt.
?? Herr Walter, warum haben Sie sich so für eine Lösung für SAP-Anwender im VDMA eingesetzt?
Walter: Die Weinig AG engagiert sich seit vielen Jahren im VDMA. Das Kennzahlensystem nutzen wir, um uns mit der Branche zu vergleichen, um zu wissen: wo sind wir gut, wo steckt noch Verbesserungspotenzial, wo können unsere Stärken weiter ausgebaut werden? Als langjähriger SAP- und Steeb-Kunde war es unser Ziel, die Umfragen mit den Möglichkeiten der Informationstechnologie zu unterstützen, sie also schneller durchführen zu können und gleichzeitig die Daten einheitlich zu strukturieren, um sie über mehrere Jahre vergleichbar zu machen.
?? Wie laufen die Umfragen bei den Mitgliedsunternehmen bislang konkret ab?
Walter: Bei der Weinig AG erhält bislang jeder Bereich eigene Fragebögen und zwar zu verschiedenen Zeitpunkten und in unterschiedlichen Abständen. Insgesamt werden vom VDMA so über 1.500 Kennzahlen erhoben, je Bereich und Befragung zwischen 50 und 200. Die Fragebögen kamen in Papierform per Post beim jeweils zuständigen Ansprechpartner innerhalb der Weinig AG an. Die Daten wurden teilweise vom Ansprechpartner selbst erhoben, manche wurden bei Kollegen erfragt. Danach wurden die Ergebnisse zusammentragen und dann wieder an den VDMA zurückgesendet.
?? Wie lange dauerte das üblicherweise?
Walter: Der war ganz unterschiedlich, bei uns jeweils zwischen zwei und vier Manntagen pro Umfrage. In der Summe kommt man so auf rund 40 Manntage im Jahr bei den Ansprechpartnern. Bedenken Sie auch, dass die vom VDMA abgefragten Zahlen nicht von Praktikanten erhoben werden können, es sind jeweils die Spezialisten dafür notwendig. Sie sehen, da steckt ein enormes Verbesserungspotenzial.
?? Umfragen liefern umso aussagefähigere Ergebnisse, je mehr Unternehmen daran teilnehmen, oder?
Schnittler: Das sehen unsere Mitglieder auch so. Daher haben wir teilweise sehr hohe Rücklaufquoten mit 200 bis 250 teilnehmenden Unternehmen. In der Regel reichen diese Zahlen aus, um eine statistische Signifikanz zu gewährleisten und Aussagen für den gesamten Verband zu treffen. Gewiss ist es immer besser, wenn noch mehr Unternehmen an den Umfragen teilnehmen, beispielsweise um Entwicklungen in Subbranchen oder bei differenzierteren Größenklassen darzustellen. Wir erhoffen uns daher, dass sich mit der IT-gestützten Datenerhebung die Bereitschaft der Unternehmen zur Teilnahme noch weiter erhöht.
Walter: Damit werden die Werte immer aussagefähiger und wir können unsere unternehmensspezifischen Nutzenpotenziale besser sichtbar machen.
?? Neben dem Ziel, die Teilnehmeranzahl zu erhöhen: Gab es weitere Gründe, eine IT-gestützte Datenerhebung voranzutreiben?
Schnittler: Ja, die Plausibilität. Die eingehenden Fragebögen werden bislang durch unsere Fachreferenten geprüft. Diese stellen dann fest, wenn Angaben nicht stimmig sind. Das kommt beispielsweise vor, wenn der Ansprechpartner beim Anwender gewechselt hat und der Nachfolger eine andere Datenquelle nutzt. Dann stimmt gegebenenfalls der Vorjahresvergleich nicht mehr. Hin und wieder wird eine Frage anders verstanden, manchmal hat sich einfach ein Fehler bzw. ein Zahlendreher eingeschlichen. Menschen machen Fehler. Doch die Daten sind ja bereits in den wertschöpfungsbegleitenden Systemen wie SAP vorhanden, warum sollten diese nicht genutzt werden? Das erhöht die Datenqualität und dann sind auch die Ergebnisse absolut plausibel.
?? Erhoffen Sie sich durch ein IT-System auch eine Beschleunigung?
Schnittler: Natürlich. Wir wollen die Zeitspanne bis zum Vorliegen der Ergebnisse deutlich verkürzen. Durch einen schnelleren Zugriff auf mehr und bessere Kennzahlen können wir unsere Mitgliedsunternehmen dabei unterstützen, noch erfolgreicher zu werden.
?? Soll nun der Befragungszyklus verkürzt werden?
Schnittler: Derzeit ist der Erhebungszyklus wie auch der Fragebögen sehr stabil, weil wir primär langfristige Entwicklungstendenzen aufzeigen wollen. Ob die Zyklen verkürzt werden, hängt von der Akzeptanz und Durchdringung mit IT-Tools wie dem Kennzahlencockpit von Steeb ab. Wir sind da sehr zuversichtlich. Unsere Mitgliedsunternehmen setzen ERP-Lösungen von derzeit noch 70 bis 80 unterschiedlichen Herstellern ein. Mit vielen dieser Hersteller haben wir gesprochen und zunächst auch grundsätzlich positive Reaktionen erhalten.
?? Wie sind Sie als SAP-Anwender an das Projekt herangegangen?
Walter: Wir haben das Thema an unser Systemhaus herangetragen und begrüßen es sehr, dass sich Steeb spontan um unser Anliegen gekümmert hat. Der Projektverantwortliche bei Steeb hat gemeinsam mit uns die Anforderungen aufgenommen, eine Konzeption erstellt und in kürzester Zeit eine Lösung vorgestellt. Ich muss sagen – Hochachtung - das Ergebnis ist faszinierend. Das Steeb-Tool ist an nur einem Tag installiert, wird am selben Tag noch geschult und bereits am Ende des Tages hat man die erste Auswertung in der Hand. Ein besseres Ergebnis kann man kaum erzielen.
Schnittler: Steeb hat sich an die Spitze der Bewegung gesetzt. Es sind zwar auch bei anderen Anbietern Projekte in Arbeit, die aber bei weitem nicht so weit fortgeschritten sind wie die Lösung für SAP-Anwender von Steeb.
?? Haben sich im Projektverlauf weitere Anforderungen ergeben, um den gesamten Prozesses zu verbessern?
Walter: Ja. Da wir neben den VDMA-Umfragen auch an zahlreichen anderen Befragungen teilnehmen, kam der Wunsch auf, diese ebenfalls mit dem Steeb-Tool abwickeln zu können. Beispielsweise für die Befragungen der statistischen Landes- und Bundesämter, des IFO-Instituts, für Umfragen vom Metallarbeitgeberverband, dem VDA oder den Industrie- und Handelskammern. Steeb hat daraufhin das Tool offener konzipiert und auch eine Schnittstelle zu anderen IT-Systemen erstellt. Damit kann der Anwender Werte aus Drittsystemen einfließen lassen und auch wieder exportieren.
?? Sehen Sie weitere Einsatzgebiete für das Kennzahlencockpit?
Walter: Sogar betriebseigene Kennzahlen können nun damit ermittelt werden. Die Lösung zeigt, dass wir als Nutzer eines SAP ERP-Systems zahlreiche Vorteile haben, weil wir derartige Abfragen schnell und mit hohem Zusatznutzen erstellen können. Dann wird es äußerst interessant, wenn man Aussagen dazu treffen kann, welche Bereiche, welche Maßnahmen, welche Produkte bringen welchen Mehrwert, welche tragen zur Innovation bei. Die Wünsche der Geschäftsführung nach aussagefähigen Berichten sind mit dem Steeb-Tool schnell erfüllt.
?? Die Wünsche an die IT wachsen mit den Möglichkeiten…
Walter: In vielen Unternehmen wird die IT generell noch zu operativ genutzt und der Fokus ist auf die Kosten gerichtet. Dabei steckt in den ERP-Daten weit mehr Potenzial, auch für die strategischen Aufgabenstellungen des Managements.
?? Herr Schnittler, wie hoch sind denn die IT-Kosten?
Schnittler: Wir beschäftigen uns im VDMA-Arbeitskreis Informatik seit Jahren mit Kennzahlen zu IT-Kosten. In den Unternehmen werden die 2 Prozent IT-Kosten natürlich stark diskutiert, denn diese 2 Prozent beeinflussen die restlichen 98 Prozent sehr. Wir wollen daher den Wertbeitrag der IT in Zukunft wesentlich besser und prägnanter abbilden und herausarbeiten, wie IT zur Innovation beiträgt.
?? Zunächst einmal ist ja bereits das Kennzahlencockpit von Steeb eine Innovation. Herr Walter, Sie haben als Pilotkunde bereits damit gearbeitet. Wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen?
Walter: Der Aufwand zur Beantwortung der Umfragen lässt sich nun wirklich gravierend reduzieren. Ich rechne damit, dass eine Einsparung von 60 bis 80 Prozent möglich ist. Man muss für eine Folgebefragung wirklich nur noch die Einstellungen überprüfen und auf Knopfdruck ist das Ergebnis da. Bei bisher 40 Manntagen internem Aufwand können Sie sich an den fünf Fingern ablesen, dass sich die Investition von 9.800 EUR für das Tool in kürzester Zeit auszahlen wird.
??? Wie werden die Daten mit dem neuen Tool an den VDMA übermittelt und wie werden sie dort verarbeitet? Werden die Medienbrüche reduziert?
Walter: Aus Mitgliedersicht muss dies künftig der elektronische Weg sein, von einem System direkt ins andere System hinein und auch wieder zurück in unser System. Das allein kann die Zukunft sein. Der VDMA ist mit seinen Mitgliedsfirmen auf dem besten Weg. Derzeit wird diese Vorgehensweise bereits im Bereich der IT-Kennzahlen praktiziert. Ich hoffe, dass wir dieses System in absehbarer Zeit im VDMA für alle Kennzahlen etablieren können. Dadurch haben wir auch einen enormen Zeitgewinn, denn der ganze Ablauf lässt sich elektronisch natürlich wesentlich effizienter und einfacher abwickeln. Damit wäre der Wertbeitrag der IT erneut belegt.
Schnittler: Sofern auch andere ERP-Hersteller ihren Kunden Auslese-Tools bereitstellen, erhalten wir die Daten künftig strukturierter, aber dennoch aus unterschiedlichen Quellen. Das Thema Analyse ist beim VDMA auf der Geschäftsführerebene aufgehängt und wir werden sicher selbst in näherer Zukunft zeitgemäße Lösungen einsetzen. Derzeit sind wir auf der Suche nach Analyse- und Auswertungstools.
?? Sie werden also die Herausforderung haben, die Ergebnisse aus unterschiedlichsten ERP-Lösungen im VDMA wieder zu konsolidieren. Dies ist auch deshalb spannend, weil Sie dann feststellen werden, wie leistungsfähig die einzelnen ERP-Lösungen sind und wie valide die ermittelten Ergebnisse.
Schnittler: Steeb hat mit dem Kennzahlencockpit für VDMA-Mitglieder die Messlatte hoch gesetzt mit der Geschwindigkeit und Qualität der Umsetzung und wir sind nun gespannt, was die anderen Anbieter zur Verfügung stellen werden. Wir hoffen natürlich, dass möglichst viele SAP-Anwender die Umfragen künftig IT-gestützt durchführen.
Herzlichen Dank für das Gespräch.
Das Gespräch führte Manfred Haner von der Redaktion des Mittelstandsmagazins "Lösung" (www.steeb.de/loesung)
Der VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V.) vertritt 3.000 vorrangig mittelständische Mitgliedsunternehmen der Investitionsgüterindustrie und ist damit einer der mitgliederstärksten und bedeutendsten Industrieverbände in Europa. Der Maschinen- und Anlagenbaubau ist eine Schlüsseltechnologie und der Motor für die Wirtschaft. Mit einem Umsatz von rund 193 Milliarden Euro und 953.000 Beschäftigten gehört der Maschinen- und Anlagenbau zu den größten Branchen und wichtigsten Arbeitgebern in Deutschland. Die Produkte und Dienstleistungen des Maschinen- und Anlagenbaus genießen weltweit hohes Ansehen. Rund zwei Drittel der deutschen Produktion gehen in den Export.
Die Michael Weinig AG, Tauberbischofsheim, ist der weltweit größte Hersteller von Maschinen und Systemen in der Massivholzbearbeitung. Das mittelständische Unternehmen entwickelt, produziert und vermarktet Maschinen und Systemlösungen für die gesamte Prozesskette der Massivholzbearbeitung. Das Produktportfolio umfasst Hobel- und Kehlautomaten, Fensterbearbeitungscenter, Werkzeugschleifmaschinen, Werkzeuge, Sondermaschinen, Sägen etc. Die Weinig-Gruppe produziert in Deutschland, Schweden, der Schweiz und China und vermarktet seine Produkte weltweit. Im Geschäftsjahr 2007 erwirtschaftete die Weinig-Gruppe einen Umsatz von über 400 Millionen Euro, wovon über 80 Prozent des Umsatzes im Ausland erwirtschaftet werden.