In der IT werden typischerweise eine Vielzahl Projekte mit Millionenbudgets und z.T. mit 30% und mehr der IT-Personalressourcen realisiert, die nach den Beobachtungen von Ardour Consulting vielfach nicht ausreichend aufeinander abgestimmt sind und dadurch in ihrem Nutzen für das Unternehmen begrenzt bleiben. Hintergrund ist nach einer letztjährigen Studie des Beratungshauses ein unzureichendes Projektportfoliomanagement (PPM). Es ist oberhalb des Multiprojektmanagements angesiedelt, steuert den Entscheidungsprozess über Projektkandidaten sowie die in Umsetzung befindliche Projektelandschaft aus einer übergeordneten Perspektive mit besonderer Berücksichtigung der strategischen Unternehmensziele. Nicht selten wird das meist als Stabsbereich organisierte PPM von Stakeholdern kritisch gesehen und „ringt“ um die richtige Rolle und seinen Mehrwert.

Aus diesem erkannten Defizit hat Ardour eine aufwandsschonende Assessment-Methode entwickelt, „welche die aktuelle PPM-Performance in Form konkreter Kennzahlen abbildet und die Ursachen hierfür anhand der wesentlichen PPM-Gestaltungsdimensionen differenziert analysiert und ermittelt. Diese leiten sich aus dem Ardour-PPM-Framework ab, das auf Good Practices beruht und aus fünf Bereichen besteht. Neben der Organisation und Governance und der strategischen Ausrichtung werden der Ablauf bzw. Lebenszyklus, die involvierten Steuerungsgrößen sowie die Methoden und Tools als relevante Einflussbereiche des Projektportfolio-Managements betrachtet. „Ziel ist es, eine differenzierte Problembeschreibung zu entwickeln, um daraus praktikable Optimierungsempfehlungen mit der notwendigen Umsetzungsakzeptanz abzuleiten“, erläutert Ardour-Senior Manager Dirk Schreier. „Es geht darum, vor dem Hintergrund der zukünftigen Bedeutung des Projektgeschäfts den Mehrwert des Projektportfoliomanagement zu steigern, d.h. zukünftige Chancen zu nutzen und mögliche Risiken zu minimieren, aber gleichzeitig auch die vorhandenen Schwächen ab- und Stärken auszubauen.“

Das Basis-Assessment ermöglicht innerhalb von maximal drei Wochen eine gesicherte Standortbestimmung auf Grundlage einer bewährten Vorgehensweise. Nach einordnenden Interviews wird mit Hilfe eines Kennzahlensets sowie Checklisten zum PPM-Methoden- und Instrumenteneinsatz eine objektivierte, übergreifende Standortbestimmung vorgenommen, die anhand eines standardisierten, aber unternehmensspezifisch anpassbaren Fragenkatalogs in Tool-basierten Interviews vertieft analysiert wird. „Es wird in der Analyse ein differenzierter Handlungsbedarf aufgezeigt und mit einem Maßnahmenüberblick unterlegt, hieran können sich eine Neuausrichtung und Performance-Verbesserung nahtlos anschließen“, skizziert Schreier. „Unser Ansatz zeichnet sich insbesondere durch die Einbeziehung aller PPM-Stakeholdergruppen und eine integrative Betrachtung der PPM-Erfolgsdimensionen aus – nicht nur die „klassische“ Effektivität, sondern auch Effizienz und vor allem Akzeptanz des Projektportfoliomanagement stehen auf dem Prüfstand.“

Das Basis-Assessment stellt ein standardisiertes Produkt „off the shelf“ dar. Es ermöglicht mit einer Projektdauer von zwei bis drei Wochen in kurzer Zeit eine Einschätzung der zentralen PPM-Dimensionen und eine Orientierung für Optimierung und Neuausrichtung. Noch einen Schritt weiter geht das Voll-Assessment: Auf Basis einer höheren Analysebreite und -tiefe werden konzeptionelle PPM-Eckpunkte erarbeitet und der Umsetzungspfad anhand einer Roadmap konkretisiert. Auch wird das Akzeptanzmanagement für notwendige Veränderungen durch aktives Einbeziehen der Stakeholder tiefgehender fokussiert und vorangetrieben.