In der deutschsprachigen Wirtschaft steht bei den Lösungen für das Dokumentenmanagement offenbar eine Migrationswelle bevor. Denn nach einer Studie des digital intelligence institute (dii) beschäftigen sich über 40 Prozent der über 200 befragten Anwender damit, in naher Zukunft ihr DMS/ECM-System zu wechseln. Zu den hauptsächlichen Gründen gehören, dass die bisher genutzten Lösungen veraltet und zu wenig benutzergerecht sind.

Der Befragung zufolge plant jedes fünfte Unternehmen, bereits innerhalb der nächsten zwölf Monate eine Migration ihres DMS/ECM-Systems vorzunehmen, davon acht Prozent schon im nächsten halben Jahr. Weitere 15 Prozent haben zwar einen Systemwechsel fest im Visier, aber derzeit noch keine konkrete Terminierung vorgenommen. Eine weitere Gruppe von sieben Prozent beschäftigt sich im Moment mit dem Migrationsgedanken, ohne dass es aber schon zu einer Entscheidung gekommen ist.

Als häufigstes Motiv geben die Unternehmen, die Investitionen in eine neue Dokumentenmanagement-Lösung vorhaben, ihre veraltete Technik an. Dreiviertel der ECM-Anwender geben dies für die geplante Modernisierung an. Auf Platz zwei des Ranking der Migrationsgründe nennen 72 Prozent, dass ihr gegenwärtiges System zu wenig benutzergerecht ist. Für fast zwei Drittel spielen auch wirtschaftliche Überlegungen und für 58 Prozent veränderte Anforderungen eine wesentliche Rolle. Drei von fünf geben in der dii-Befragung zudem als mitentscheidenden Beweggrund für die Migration auch die Unzufriedenheit mit ihrem gegenwärtigen ECM-Hersteller an.

Als wichtigstes Entscheidungskriterium bei der Marktevaluierung für eine neue Lösung nennen 79 Prozent der Firmen die schnelle Implementierbarkeit des Systems, gefolgt von der zukunftssicheren Produktstrategie des Herstellers. Wirtschaftliche Merkmale und ein gutes Handling des Systems für die Mitarbeiter gehören ebenfalls zu den wichtigsten Auswahlkriterien. Interessanterweise legen die Unternehmen aber auch großen Wert darauf, dass sie mit einem Softwarepartner zusammenarbeiten, der einen guten Ruf im Markt genießt. 60 Prozent wollen das Image der Hersteller in die Entscheidungen einbeziehen. Dagegen steht die Funktionalität der Lösungen nicht an vorderster Stelle, sondern wird nur von 57 Prozent in den Vordergrund gestellt.

Für Ayelt Komus, wissenschaftlicher Leiter des dii und gleichzeitig Professor für Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Koblenz, verbirgt sich hinter diesem Ergebnis nicht unbedingt eine Überraschung. „Die Gewichtung der Auswahlkriterien verlagert sich immer mehr in Richtung der Einfachheit von Implementierung, Benutzung und Betrieb“, berichtet er aus den Kundenkontakten. „Die produktivitätssteigernde Handhabbarkeit ist wichtiger geworden als die einen oder anderen zusätzlichen Features.“ Nur in einer Hinsicht sieht er eine deutliche Veränderung gegenüber früher und wird dabei auch durch die Ergebnisse der Erhebung bestätigt: „Inzwischen legen immer mehr Unternehmen Wert darauf, dass die ECM-Lösung auch mobil nutzbar ist“, betont Komus. Diesen Anspruch hat über die Hälfte der Befragten. Gleichzeitig interessieren sich bereits 28 Prozent zusätzlich für ein Dokumentenmanagement in der Cloud-Variante.