Düsseldorf, 4. Dezember 2012. Mit den letzten Änderungen im Steuerrecht in Bezug auf digitale Dokumente, haben sich für Metabo neue Möglichkeiten für eine vereinfachte Dokumenten-Abwicklung ergeben. Damit wurde es höchste Zeit für eine Lösung, eingehende E-Mail-Dokumente vollautomatisch und mit größtmöglicher Sicherheit direkt an das bestehende Kofax-Capture-System und an die nachfolgenden Prozesse zu übergeben.

Die Aufgabe war, eine direkte Verbindung zwischen Microsoft Exchange, Kofax Communication Server und Kofax Capture zu bilden. Eine neue, zusätzliche Softwareplattform sollte aus Komplexitätsgesichtspunkten vermieden werden. Die eingehenden Maildokumente sollten je nach Klasse automatisch dem richtigen Verarbeitungsprozess und Buchungskreis zugeführt werden - eine manuelle Klassifikation erfolgt nur in Ausnahmefällen in einem hierfür eingerichteten Postfach.

Da im Gegensatz zur klassischen EDI-Kommunikation der Mail-Absender frei in der Gestaltung und Struktur seiner Dokumente ist, muss das System mit verschiedenen Datei-anhängen und Formaten umgehen können. Des Weiteren ist für die notwendige Verfahrens-dokumentation gemäß Steuerrecht sicherzustellen, dass keine Nachricht verloren gehen kann und die IT Administration bei Verarbeitungsproblemen benachrichtigt und der gesamte Vorgang protokolliert wird.

Eine Aufgabe der Metabo IT besteht darin, die Anzahl der IT-Systeme zu begrenzen. Aufgrund der guten Erfahrungen mit dem Kofax Communication Server als Faxkomponente hat sich das Interesse schnell auf die Topcom-Lösung fokussiert, die alle Anforderungen abdeckt. Auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Topcom seit mehr als einem Jahrzehnt, hat Metabo die Auftragserteilung leicht gemacht.

Größter Nutzer der neu geschaffenen Eingangsschnittstelle ist derzeit die Metabo Deutschland GmbH für Rechnungen, Bestellungen und Belastungsanzeigen. Ein Roll-Out für alle Tochtergesellschaften, die SAP einsetzen, läuft bereits.

Der Kofax Communication Server konvertiert sämtliche bekannte E-Mail-Anhänge (*.pdf, *.xls, *.doc, *.html, *. jpg sowie auch gezippte Dateien) in ein einheitliches Tiff-Multipage-Format. Zusammen mit eindeutigen Übertragungsdaten werden die Dateien direkt an Kofax Capture übergeben. Dort erscheinen die Vorgänge im sogenannten Stapelmanager und werden im weiteren Prozess genauso wie gescannte Papierdokumente behandelt. Zurzeit werden täglich zwischen 200 und 300 Dokumente aus dem E-Mail-Eingang verarbeitet.

Die Fachbereiche erhalten eine zeitgemäße und komfortable Lösung für die Verarbeitung von eingehenden Dokumenten. Auch wird von einigen Geschäftspartnern die papierlose Kommunikation bereits vorgeschrieben. Neben der Einsparung von Aufwand und Kosten gegenüber der manuellen Papierverarbeitung wurde die Durchlaufzeit deutlich verkürzt. Durch die vollständige Protokollierung der Abläufe ist eine compliance-konforme Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet. Die Fehlerrate wurde erheblich reduziert. Seine Zufriedenheit über den Projektablauf zeigt Peter Schauflinger, IT & Prozesse bei Metabo: „Durch die professionelle Unterstützung von Topcom konnten wir das Projekt schnell und erfolgreich umsetzen.“