In den Unternehmen gibt es diverse zeitaufwendige und fehleranfällige Prozesse zum Austausch der Dokumente. Es werden z. B: Dokumente per Daten – CD, Mail oder Fax internen Projektbeteiligten bzw. an den externen Dienstleister geschickt. Diese Dokumente müssen aufwendig verwaltet werden. Transparenz, Nachverfolgbarkeit, Änderungsdienst und leichte Auffindbarkeit sind selten gewährleistet.
conarum hat in einem Kundenprojekt das Ziel „Aufbau einer Plattform für ein einfaches und sicheres Dokumentenhandling an einer zentralen Stelle“ umgesetzt.
Interne und externe Engineering - Mitarbeiter sollten über diese Plattform Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben. Neue Dokumente sollten sofort allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Darüber hinaus musste der Zugriff auf sensible Informationen und Dokumente abgesichert werden.
Mit PLM 7.0 bietet SAP die Möglichkeit, eine entsprechende Collaborationsplattform aufzubauen.
Zur leichteren Navigation und Suche sind die Dokumente in Anlagenakten strukturiert. Der Zugriff kann auf komplette Anlagenakten mit allen Dokumenten erfolgen oder nur auf Teile der Akte bzw. einzelne Dokumente beschränkt werden. Die Weiterbearbeitung wird über das setzen diverser Status gesteuert.

Die Vorteile einer zentralen Plattform sind ersichtlich:
• Schnelleres und einfacheres Dokumentenhandling
• Geringerer interner Verwaltungsaufwand durch ein einheitliches Szenario für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit
• Schutz von prozess- und verfahrenstechnischem Know-How durch ein umfassendes Konzept für Zugriffsberechtigungen auf Dokumente
• Qualitätssteigerung durch Fehlervermeidung


Das Kundenfeedback war sehr positiv. Besondere Beachtung fanden die Zeitersparnis bei der Verwaltung und dem Handling von Dokumenten, sowie der Schutz des geistigen Eigentums.