Die Betriebsdatenerfassung liefert Ist-Daten über Zustände und Prozesse im Unternehmen. Zu den Betriebsdaten zählen organisatorische und techische Betriebsdaten, wie Personal- und Auftragsdaten (Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern, Zutrittskontrolle, Produktionsdaten, Auftragsstatus, Arbeitsfortschritt), Maschinendaten (Belegungszeiten, Störzeiten, Materialverbrauch, Energieverbrauch, Stückzahlen, Instandhaltung) Bestandsdaten (Lagerkapazität, Umschlagshäufigkeit, Servicegrad, Höhen-, Flächen- und Raumnutzungsgrad) und Prozessdaten (Qualitätsdaten, Durchlaufzeit, Einstellparameter).
Das bei der Betriebsdatenerfassung verfolgte Ziel ist die die Einsparung von Kosten. Dazu müssen die Aufwände für Veränderungen in der Produktionsanlage den zu erwartenden Einsparungen im laufenden Betrieb gegenübergestellt werden. Um dies zu erreichen, müssen alle wichtigen produktionsrelevanten Daten erfasst werden. Dadurch können Ist- und Soll-Daten miteinander verglichen werden. Damit die BDE erfolgreich ist, müssen die erfassten Daten korrekt, vollständig und aktuell sein. Desweiteren müssen die erfassten Daten weiterverarbeitet werden. Ansonsten ist die BDE sinnlos.